Un plan responsable (accountable plan) es un proceso formal utilizado por los empleadores para reembolsar a su personal los gastos comerciales realizados de su propio bolsillo de manera libre de impuestos. Cuando estos reembolsos cumplen con criterios específicos del IRS, los pagos se excluyen del ingreso bruto del empleado, lo que significa que no están sujetos a retención de impuestos sobre la renta ni a declaración en el formulario W-2.
Para calificar, los gastos deben estar directamente relacionados con las actividades comerciales y el empleado debe proporcionar la documentación adecuada para justificar los costos. Además, cualquier fondo proporcionado a un empleado que exceda los gastos reales incurridos debe devolverse al empleador dentro de los 120 días posteriores al desembolso original. Los empleadores tienen la flexibilidad de implementar requisitos internos más estrictos que los exigidos por el IRS.
Si una política de reembolso no cumple con estos estándares, se clasifica como un plan no responsable (non-accountable plan). En tales casos, los pagos se tratan como compensación imponible. Por ejemplo, si un empleado recibe una asignación fija de viaje sin necesidad de presentar recibos o devolver los fondos no utilizados, ese dinero se considera parte de sus salarios imponibles y debe declararse en consecuencia.