La contabilidad de caja es un método de registro financiero sencillo en el que los ingresos y los gastos se reconocen únicamente cuando el efectivo cambia de manos. A diferencia de la contabilidad de devengo, que registra los ingresos cuando se generan y los pasivos cuando se incurren, este método se centra exclusivamente en el movimiento físico de dinero hacia dentro o hacia fuera de una cuenta empresarial.
Este sistema funciona documentando las transacciones en el momento exacto en que se recibe un pago o se liquida una factura. Debido a que se basa en el flujo de caja real en lugar de en las obligaciones, es generalmente más sencillo y menos costoso de mantener que las normas contables más complejas. Es utilizado frecuentemente por trabajadores autónomos y pequeñas sociedades para gestionar sus informes fiscales y su contabilidad diaria.
Por ejemplo, si una empresa completa un servicio en diciembre pero no recibe el pago hasta enero, el ingreso se registra en los libros de enero bajo este método. Aunque este enfoque es fácil de gestionar, a veces puede ofrecer una imagen engañosa de la salud financiera de una empresa, ya que puede mostrar grandes fluctuaciones en los beneficios basadas únicamente en el momento de los pagos y no en el rendimiento real del negocio.