Los costos reembolsables son gastos relacionados con el negocio que un empleado paga por adelantado utilizando sus propios fondos personales y que la empresa posteriormente le devuelve. Estos gastos generalmente se consideran ordinarios y necesarios para el desempeño de las funciones laborales. Si una empresa no proporciona el reembolso, estos costos a veces pueden ser reclamados como deducciones fiscales por parte del empleado.
Para recibir el pago, los empleados generalmente deben seguir la política de la empresa documentando sus gastos y proporcionando pruebas de compra. Esto a menudo implica presentar recibos o registros detallados al departamento de contabilidad. Ejemplos comunes incluyen la compra de suministros de oficina como papel o tinta, el pago de costos relacionados con viajes o la cobertura de tarifas de internet mientras se trabaja de forma remota.
Por ejemplo, si un vendedor utiliza su vehículo personal para visitar clientes, el dinero gastado en gasolina o el desgaste incurrido por el kilometraje a menudo es elegible para reembolso. El empleado registra estos costos y presenta la documentación a su empleador. Una vez aprobado, la empresa cubre el gasto, lo que permite al negocio deducir el monto como un costo comercial legítimo.